Das Märchen vom perfekten Bewerber­management­system

Es ergab sich in einem fernen Land, in einer weit entfernten Zeit, dass ein Arbeitgeber ein Bewerber­management­system einführte.

Warum? Nun, da es ach so viele Bewerbungen gab, viele davon nicht geeignet erschienen und viele Personaler viel zu viel Arbeit damit hatten.

Wenn Du wissen willst, wie die Geschichte geht, dann muss Du weiter lesen. Aber sei gewarnt! Nicht jede Geschichte hat ein Happy End.

Die eierlegende Wollmilchsau

bewerbermanagementsystem al Märchenwunderland
Märchenwunderland

Das Bewerber­management­system (kurz: BMS) sollte ALLES können. Fast wie im Märchen­wunderland:

  • Bewerbungs­unterlagen perfekt strukturiert
    Die vielen hundert Bewerbungen waren bisher immer ach so individuell. Aber die persönliche Note stört ungemein und macht viel Arbeit. Das neue BMS kann das alles so wunderbar standardisieren. Dann könnte man mit einem Blick erkennen, wer für die offene Stelle geeignet ist. Logisch, oder?
  • Sei froh, Dich bewerben zu dürfen
    Was waren das für Zeiten, in denen sich der Personaler durch Lebensläufe kämpfen musste. Mit dem BMS aus und vorbei. Jetzt darf der Bewerber seine Daten selber eingeben. Klar, steht das alles auch im PDF-Lebenslauf. Aber wenn er bei uns arbeiten möchte, dann soll er dafür auch etwas tun: Abtippen!
  • Anmelden ist Pflicht
    Aber Tippen muss der Bewerber ja nur einmal. Da er sich anmelden muss, wird die einmal eingegebene Bewerbung für später gespeichert.
  • Schnelle Verfahren
    Wenn die Bewerbungen so schön genormt herein strömen, dann wird die Vorauswahl schneller geschehen. Auch die Führungskräfte in den Fachabteilungen können damit fix eine Einschätzung geben. Alles wird ruck-zuck erledigt und die Personalabteilung kann glänzen wie Edelsteine glitzern.
  • Auswahl durch den Roboter
    Das BMS ist schlau und nutzt die Daten, um die guten Bewerber ins Töpfchen zu werfen zum Gespräch einzuladen und die schlechten in die Datenbank zu verschieben. Simsalabim ist die Rangliste erstellt.
  • Kommunikation aus einem Guss
    Einfach auf den Knopf gedrückt und schon bekommen hunderte Bewerber schnell und effektiv eine Antwort. Genial.
  • Stellenanzeigen per Knopfdruck
    Hexenwerk
    Hexenwerk

    Natürlich wird auch die Stellenanzeige gleich durch das BMS generiert. Warum auch nicht? Ein paar Anforderungen eingegeben und schon erscheint die Anzeige im System. Hexenwerk!

  • Attraktiver Arbeitgeber
    Mit so einem Bewerber­management­system putzt sich der Arbeitgeber heraus. Schaut her, wie modern und attraktiv wir sind!
  • Billig und nichts von der Stange!
    Aber der Kandidaten für das BMS gab es so viele. Welchen nehmen? Wonach entscheiden? Eine Standardlösung kommt natürlich nicht in Betracht. Wo kämen wir dahin, wenn der Arbeitgeber wie jedermann herumlaufen rekrutieren würde. Schön speziell sollte es schon sein. Dass das nichts kosten darf, erklärt sich von selbst. Die Taler wachsen ja nicht an Bäumen.

… und du bis raus!

So geschah es. Das BMS wurde gekauft, individualisiert und eingeführt. Aber, dann passierte es!

Ach du Graus! Die Bewerber blieben aus.

Ja, es wurden gravierend weniger! Und wenn doch Bewerbungen herein kamen, waren die Felder schlecht gepflegt. Viel Zeit musste für die Kontrolle zwischen Eingabe und Lebenslauf aufgewendet werden.

Damit war die automatische Vorauswahl dahin. Und schneller ging es auch nicht!

Die Bewerber waren unzufrieden. Die Fachabteilung sowieso.

Schon tuschelten Mitarbeiter, Konkurrenten und Bewerber über uns! Attraktivität sieht anders aus. Was ist da los?

Zu schwer fällt bis heute die Erkenntnis, dass der einzige, der durch das BMS aussortiert wurde, der Arbeitgeber selber war.

Die Geschichte ist an dieser Stelle aus! Und wenn das BMS nicht gestorben ist, dann lebt es auch heute noch glücklich und zufrieden.

und du bist raus
und du bist raus

Wenn Märchen auf Realität trifft

Natürlich ist diese Geschichte vollkommen fiktiv. Aber so was von…

Oder? Wie viel Realität steckt in ihr?

Die Interpretation überlasse ich dem Leser. Wer solche oder ähnliche Erwartungen an ein Bewerber­management­system hat, der sollte darüber nochmals nachdenken. Denn Folgendes ist in der kleinen Geschichte passiert:

Ein Bewerber­management­system managt Bewerbungen. Ende.

Stellen­ausschreibungen und Suchmaschinen­optimierung sind nicht die Kernkompetenzen eines BMS. Die URLs der Anzeigen aus diesen Systemen heraus sind meistens schon allein der Grund, dass niemand mehr die ausgeschriebenen Stellen findet. Irgendwelche Einbindungen per iFrame oder ähnliches sind für die Auffindbarkeit auch reichlich kontraproduktiv.

Wer die Stellenanzeige nicht findet, kann sich auch nicht bewerben. Also bitte nicht vorschnell die bestens bekannte und verlinkte Karriereseite abschalten. Mehr dazu kann man auf dem Blog von Henner nachlesen.

Formularbewerbungen werden abgelehnt.

Es gibt kaum wirklich gesicherte Daten darüber, aber irgendetwas zwischen 10 und 30% der Fach- und Führungskräfte lehnen Forumlarbewerbungen ab. Punkt.

Candidate Journey Studie 2017
Quelle: Candidate Journey Studie 2017

Natürlich ist das abhängig von der gesuchten Zielgruppe. Aber ein gesuchter Software-Entwickler oder ein Arzt im Gesundheits­dienst etc. hat es schlicht nicht nötig, sich mit einem BMS auseinander zu setzen. Er wartet einfach darauf, dass ein (anderer) Arbeitgeber ihn anspricht.

Die meisten Bewerbungsfragebögen dauern zu lange

Viel mehr als 30 Minuten gibt kaum eine begehrte Fachkraft einem BMS für den Abschluss des Bewerbungsprozesses. Die Folge zu vieler und zu detaillierter Eingabefelder ist: Es wird geschummelt und geschludert. Der erwünschte Effekt der optimalen Strukturierung ist dahin.

360 Grad Studie CareerBuilder
Quelle: 360 Grad Studie CareerBuilder

Das PDF ist doch schon fertig!

Die meisten Bewerber haben ihren CV fertig und aktuell. Als PDF in der Cloud. Oder auf Xing und LinkedIn. Jederzeit verschickbar. Wozu also den ganzen Summs abtippen? Und dann die PDF hochladen?

Liebe Arbeitgeber, denkt mal darüber nach, wenn ihr das nächste Mal ITler zwingt, so einen Prozess im BMS zu durchlaufen.

Keine verpflichtende Registrierung

Eine Verpflichtung zur Anmeldung schreckt weitere 50% der Bewerber ab. Wozu auch registrieren? Es bedarf dringend des Umdenkens in den Personalabteilungen, dass sich Bewerber unbedingt bei einem Arbeitgeber bewerben wollen.

Tun sie nicht! Es sind die Aufgaben, die interessant sind. Also wozu die Bewerbung speichern? Wie oft wird die selbe Stelle mehrfach ausgeschrieben?

Freiwillige Registrierung ist natürlich ein nettes Angebot.

Was ist mit Quereinsteigern?

Und was ist mit Top-Kandidaten, die „Lücken“ im Lebenslauf haben? Wie mit echten Talenten für den Job umgehen, die die geforderte Berufserfahrung nur zu 95% erfüllen?

Die schmeißt ein BMS gnadenlos raus. Ganz zu schweigen vom Wunsch vieler Kandidaten, sich individuell präsentieren zu dürfen. Sowas sagt denen im Übrigen jedes Bewerbungstraining.

Wenn dann der Arbeitgeber „Fachkräftemangel“ schreit, rufe ich zurück: „Hausgemacht!“ Mehr dazu gibt es hier.

Hau ab, wir wollen Dich hier nicht!

Nun hat jemand den Aufwand betrieben, sich tatsächlich registriert, seine Daten eingetippt und…

… bekommt eine standardisierte Mitteilung mit „Sehr geehrte/r Dame/Herr“

Hau ab
Quelle: personalmarketing2null.de

Besser kann man als Arbeitgeber nicht ausdrücken, dass der Bewerber Bittsteller ist. Wertschätzung sieht anders aus und ist auch gar nicht schwer.

Trotz AGG und Konkurrentenklage sollte man sich zudem wenigstens etwas Mühe bei der Absage geben. Jeder Bewerber ist potentieller Kunde und wird seine Erlebnisse im Bekanntenkreis Kund tun. Kununu ist da nur die Spitze des Eisbergs.

Die besseren Kriterien für die Auswahl eines Bewerber­management­systems

Wie geht es also besser? Hier meine Kriterien für die Auswahl eines Bewerbermanagementsystems:

  • Die Nutzerfreundlichkeit für den Bewerber steht an erster Stelle. Die Eingabe der Bewerbung sollte so einfach wie möglich sein. Die Prozesse der Personalabteilung haben sich dem grundsätzlich unterzuordnen.
  • Wer ein BMS beschaffen will, muss bereit sein, seine HR-Prozesse anzupassen. Sonst wird aus einem schlechten Recruitingprozess ein schlechter digitaler Recruitingprozess.
  • Das BMS sollte etwa 70 und 80% der Stellenbesetzungsfälle abdecken können.  Dafür ist man mit Standardlösungen recht gut bedient. Wer mehr will, macht es nur kompliziert und teuer.
  • Keine Registrierung erzwingen!
  • Für Stellenausschreibungen und Suchmaschinen­optimierung gibt es Profis außerhalb des BMS.
  • Projektleitung bei Einführung des BMS ist die Personalabteilung und nie die IT!
  • Das BMS sollte einen mehrstufigen Bewerbungs- und Auswahlprozess abbilden können. Erst wenige und schnelle Eingaben, die eine Vorauswahl ermöglichen. Dann ein positives Feedback an den Bewerber, der dadurch motiviert ist, seine Bewerbung zu vervollständigen, usw.
  • Kommunikation bleibt individuell. Mir ist klar, dass es gerade bei Konzernen ohne Textbausteine nicht geht. Aber auch die kann man wertschätzend formulieren. Eine Einladung zum Gespräch ist kein Verwaltungsakt einer Behörde!
  • Viel mehr sind Chat-Funktionen im Bewerbungsprozess ein gutes Mittel, um Fragen der Bewerber direkt beantworten zu können.
  • Das BMS ist Visitenkarte des Arbeitgebers. Es sollte daher bitte nicht aussehen wie im Teletext. Das Layout geht auch schick. Bewerben darf auch Spaß machen!
  • Social Media-Integration bedeutet das Einlesen der oft bestens gepflegten Lebensläufe aus Xing und LinkedIn. Das ist teuer, aber lohnt sich!
  • Selbstverständlich ist eine optimale Bedienbarkeit auf mobilen Endgeräten.
  • Auch sollte das System möglichst viele Formate einlesen können. CV-Parsing ist kein Hexenwerk! Ein Beispiel der Kollegen von Textkernel gibt es hier.
  • Datenschutz beachten! Es gibt nach einer Absage keinen Grund, die Bewerberdaten zu speichern! Wer es genauer wissen will, sollte auf Ninas Blog weiter lesen. Besser kann man Datenschutzthemen nicht erklären!
  • Das System sollte automatisch relevante Kennzahlen liefern.

Habt ihr noch mehr Punkte, die es zu beachten gilt? Dann her damit! Ich freue mich über Ergänzungen in den Kommentaren.

Natürlich unterstütze ich gerne bei der Auswahl des richtigen Bewerbermanagementsystems.

Viele Grüße, Stefan Döring

2 Antworten auf „Das Märchen vom perfekten Bewerber­management­system“

  1. Hallo Stefan,

    schönes Märchen, aber leider oft wahr. Wenn Arbeitgeber BMS Anbieter einladen für eine Vorstellung der jeweiligen Lösung ist alles toll und shiny. Und natürlich können sie immer (fast) alles.

    Die Wahrheit dahinter haben über 500 Nutzer/Recruiter von Bewerbermanagementsystemen ans Licht gebracht und dabei auch gleich u.a. die folgenden Fragen beantwortet:

    Was ist Recruitern wichtig bei einem E-Recruiting System?
    Was nervt Recruiter?
    Wo liegen die größten Enttäuschungspotentiale?
    Welche Anbieter unterstützen die Candidate Experience (Nutzerfreundlichkeit für Bewerber) am besten?
    Welche Anbieter unterstützen das Active Sourcing (Suche von Kandidaten in externen Quellen) am besten?
    Welche Anbieter unterstützen das Data Driven Recruiting (Bereitstellung von Controllingkennzahlen) am besten?

    Mehr als fünfhundert Kunden von Bewerbermanagementsystem-Anbietern (u.a. SAP E-Recruiting, d.vinci, REXX, Taleo (Oracle), Successfactors, eRecruiter, Persis, Haufe(Umantis), Beesite (Milch&Zucker), Talentlink Lumesse, Peoplesoft, P&I LOGA, Concludis, Coveto) haben für den 2017er E-Recruiting Software Report, im Detail eine Beurteilung über die von ihnen genutzte Lösung zum Management von Bewerbern abgegeben. Darüberhinaus haben sie die Funktionalitäten beurteilt und auch deren Wichtigkeit für die tägliche Nutzung angeben.

    Insbesondere eine Übersicht über die wichtigsten E-Recruiting Software Lösungen und deren Zufriedenheitsbewertungen durch über 500 Kunden anhand von 25 Funktionen kann potentiellen Käufern einen Marktüberblick geben.

    Damit sie nicht auf die Märchen reinfallen, gibt es hier mehr Info:

    http://bit.ly/DBATS20172018

  2. Hallo Stefan, hello @all,

    toller Beitrag und vielen, vielen Dank für den Hinweis auf meinen Blog und das damit verbundene Lob. Das freut mich sehr.

    Im Zusammenhang mit Bewerbermanagmentsystemen und Datenschutz erlaube ich mir hier aber gleich noch eine Anmerkung:

    Datenschutz spielt nicht nur nach Absage eines Bewerbers eine Rolle. Sondern ständig. Dies bedeutet in Bezug auf die Anschaffung eines BMS, dass vor (!) dem Kauf der Software, diese nicht nur von der Personalabteilung auf Tauglichkeit und von der IT auf Herz und Nieren, sondern auch im Hinblick auf eine datenschutzrechtliche Compliance unter Gesichtspunkten der DSGVO geprüft wurde. Ansonsten… kann es nämlich unerfreulich teuer werden. Zum einen weil die Software und/oder der damit verbundene Unternehmensprozess möglicherweise gegen die Anforderungen der DSGVO verstößt und damit Bußgelder von bis zu 10 Millionen bzw. 20 Millionen EUR (oder bis zu 2% oder bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes) je nach Verstoß fällig werden können. Zum anderen weil die Datenschutzbehörde die Nutzung der Software bei einem Verstoß untersagen kann – und wenn diese nicht in die DSGVO-Compliance gebracht werden kann…auf dem virtuellen Abstellgleis des Unternehmens für viel Geld verrotten wird (und nein, voraussichtlich können Sie nicht Regress beim Software-Anbieter nehmen, der wird im Kleingedruckten stehen haben, dass Sie sich um den rechtmäßigen Einsatz kümmern sollten…)

    Sie wundern sich, was es mit der DSGVO auf sich hat? Das sollten Sie dringend ändern. Es handelt sich um die Datenschutzgrundverordnung, die ab dem 25. Mai 2018 europaweit den Datenschutz einheitlich regelt. Und das gilt selbstverständlich auch für alle personenbezogenen Datenverarbeitungen im Bereich HR. Das heißt, Sie müssen auch prüfen, ob ihre jetzige Software und Prozesse der DSGVO entsprechen. Ansonsten stehen die oben genannten Folgen im Raum.

    Anders ausgedrückt: Die Zeiten, in denen man schulterzuckend sagen konnte „Datenschutz?! Ach, das macht Compliance. Nicht meine Baustelle!“ sind vorbei.

    So, nun aber genug der Rede hier. Wer mag guckt, wie Stefan schon sagt, einfach mal im Blog unter dem Suchbegriff DSGVO: http://www.socialmediarecht.de/?s=DSGVO

    Euch einen tollen Tag!
    Nina

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