Zum Stand von Digitalisierung und New Work im öffentlichen Dienst

Am 12. Oktober fand der Open Government Tag 2017 in München statt. Thema war die Digitalisierung. Aber nicht aus technischer Sicht, sondern mit Blick auf Kultur, Innovation und Arbeitsweise in den Behörden.

Auch die Bayerische Akademie für Verwaltungsmanagement hatte am 10. und 11. Oktober zur Fachtagung Personalmanagement eingeladen. Hier wurde ebenfalls die Digitalisierung diskutiert. Personalgewinnung, Führung und Talentmanagement waren die Schwerpunktthemen der zwei Tage. Ich durfte die Keynote halten.

Die Frage lautete in beiden Fällen: Ist der öffentliche Dienst in der Lage, auf den digitalen Wandel adäquat zu reagieren?

Haltung zeigen. Zusammenarbeiten. Ausprobieren.

Dass der Open Government Tag 2017 eine gewisse Aufbruchstimmung für den Wandel im öffentlichen Dienst erzeugen wollte, zeigte nicht nur der Fazit mit den Worten: „Haltung zeigen. Zusammenarbeiten. Ausprobieren.“ sondern auch das Video der Veranstaltung:

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Mit Guido Bosbach und Markus Väth sprachen zwei Experten für New Work, Zusammenarbeit und Kommunikation. Eine tolle Ergänzung dieser Themen waren die Beiträge von Prof. Klaus Sailer zur Innovation in Behörden, von Prof. Dennis Hilgers zu Partizipation und von Anke Knopp zu Transparenz und Open Government.

Wer mehr wissen will, verschafft sich einen Überblick über die Tweets unter dem Hashtag #OGTM17. Einfach Klasse, dass dieser im Deutschlandtrend landete. Als Veranstaltung im öffentlichen Dienst! Das schaffen nicht einmal die Masse der HR-Kongresse.

Den vollständigen Bericht mit den Links zu den Vorträgen und Foliensätzen sowie viele Fotos findet Ihr auf dem IT-Blog der Stadt München.

Behörden, HR und die Mitarbeiter in der digitalen Transformation

Was nehme ich als Personaler aus den Vorträgen und den vielen Diskussionen am Rande mit?

Sind die Behörden bereit?

Nun Ja. Es mangelt meiner Meinung nach vor allem an der Erkenntnis und des Willens bei Entscheidern und in der Politik, etwas zu ändern. Mit scheint, dass der Druck, sich zu bewegen, noch nicht groß genug ist.

Raus aus der Komfortzone bei der Digitalisierung
Raus aus der Komfortzone, Quelle: it-muenchen-blog.de, Autor: Philipp von Derschau

Es bedarf vermutlich der vehementen Forderung der Bürger und Wähler nach Digitalisierung der Verwaltung im Sinne des E-Governments. Wenn dieser politische Druck groß genug ist, tut sich vielleicht mehr. Auch bedarf es der Erweiterung der Kenntnisse zu New Work und zum digitalen Wandel.

Letztlich sind die Bewahrer, Warner und Beschützer eine starke Gruppe auf den Entscheidungsebenen, was auch an der deutlich juristischen Prägung des öffentlichen Sektors liegen mag.

Aber auch wenn sich nicht überall und nicht schnell etwas bei der Digitalisierung ändert, manchmal bewegen sich Behörden doch . Die Stadt München hat gerade mit einem Stadtratsbeschluss wesentliche Weichen für das E-Government der nächsten Jahre gestellt.

Ist das Personalmanagement im öffentlichen Dienst bereit?

Ich fürchte: nein. Warum? Nun, zunächst habe ich niemanden aus dem Personalmanagement einer Behörde auf dem Open Government Tag bzw. in der Kontaktliste entdecken können. Das lässt mich doch einigermaßen fassungslos staunen.

Gudio Bosbach brachte es zudem auf den Punkt: Die Hierarchie- und Führungssysteme in den Behörden, die eher auf Kontrolle ausgerichtet sind, verhindern die Entwicklung der öffentlichen Verwaltung. Und das sind Themen von HR.

Digitalisierung machen ist wie wollen, nur krasser

Wohlgemerkt war das Ergebnis seiner Umfrage im Rahmen des #OGTM17 nicht, dass es an den Führungspersonen liegt. Nein, das System in dem sie arbeiten, lässt ihnen keinen Spielraum.

Ein paar Beispiele gefällig:

  • Mitarbeitergespräche werden inhaltlich so vollgestopft, dass es kein Gespräch mehr ist. Im Grunde wird eine Checkliste abgefragt und nicht miteinander gesprochen.
  • Die Beurteilungssysteme belohnen Anwesenheit und nicht Leistung. Innovationsfähigkeit spielt in der Realität auch keine Rolle bei der Beurteilung.  Vielfach haben die Instrumente Demotivation statt Motivation zur Folge.
  • Es wird nicht kommuniziert, sondern – wenn überhaupt – informiert. Wissen wird als Machtinstrument gehandhabt. Eine gemeinsame Entwicklung von Zielen und Strategien mit den Beschäftigten kommt nicht vor. Auch mit Bürgern als Kunden der Verwaltung wird nur selten zusammen gearbeitet.

  • Führungskräfte müssen in aller Regel als Projektleiter oder fachlich Verantwortliche so viel Sachaufgaben erledigen, dass sie gar keine Zeit für Führung haben. Dies ist schon lange als Problem erkannt, HR hat mit Stellenzuschnitt und -beschreibung aber immer noch keine Antwort darauf.
  • Informationen, Berichte oder Vorschläge werden nicht direkt vom Sachbearbeiter „nach oben“ getragen, sondern streng entlang der Hierarchie. Dass der „kleine“ Mitarbeiter direkt mit dem Entscheider kommuniziert, ist nicht Teil der Kultur in den Behörden. Guido Bosbach stellte die Frage, wie viel da noch von der eigentlichen Information übrig bleibt.

Killerphrasen gegen Innovation

  • Es herrscht Silodenken. Das ist nichts Neues und Besonders und betrifft alle großen Organisationen. Aber im öffentlichen Dienst ist es besonders ausgeprägt. Vielfach monieren die Mitarbeiter das Fehlen eines Wir-Gefühls.
  • Die Definition von „guter Führung“ hat sich leider mit der Zeit kaum verändert. Die Frage ist auch, wer „gute Führung“ überhaupt definiert? Sind das die „Guten“? Ich weiß es nicht. Ich stelle nur Fragen.
  • Die hohen Anforderungen an Führungskräfte und das Bündel ihrer Aufgaben schreckt nicht wenige ab, hier Verantwortung zu übernehmen. Mir liegt ein Aufgaben- und Pflichtenkatalog für Führungskräfte vor, der mehrere, eng beschriebene A4-Seiten (!) umfasst.

Sind die Mitarbeiter bereit?

Meine klare Antwort: Ja!

Alle Referenten waren sich einig: Die Mitarbeiter wollen, wenn man sie lässt.

Ich persönliche erlebe am Rande meiner Vorträge, während der Projekte in den Behörden und in der Kommunikation in meinem Netzwerk Verwaltungsmitarbeiter, die vor Ideen sprühen. Die aber gleichzeitig mit angezogener Handbremse agieren (müssen).

Um so wichtiger Markus Väths Aufruf:

Digitalisierung im öffentlichen Dienst – Was es zu tun gilt

Wenn HR nicht vollkommen in der Bedeutungslosigkeit des Command & Control verschwinden will, bedarf es schnell einer Auseinandersetzung mit den Themen. Denn wer, wenn nicht die Personalabteilung, soll Digitales Mindset, Innovationsmanagement, agile Managementmethoden oder Führung im Digitalen Zeitalter bedienen?

Digitales Mindset

Wenn HR Treiber der digitalen Transformation sein will, muss es sich seiner Vorbildfunktion bewusst werden.

Dies bedeutet zum einen die Digitalisierung innerhalb der Personalabteilung. Eine Zeiterfassung per Stempelkarte mag zwar lustig sein, ist aber wirklich nicht mehr zeitgemäß. Dass Mitarbeiter einen Urlaubsantrag schriftlich auf den Postweg an Führungskräfte geben, ist 2017 auch nicht mehr notwendig. E-Recruiting, E-Akte oder Kommunikation via Social Media und Chat sind nur einige Beispiele für das #DigitalHR.

Führung sollte wieder Spaß machen und beim Stichwort New Work gehören Mitarbeiterbeteiligung und Vertrauenskultur unbedingt dazu.

Zum anderen muss die Personalabteilung mehr Anstrengung in die Überzeugungs- und Gremienarbeit investieren, um einen Kulturwandel anzustoßen.

Letztlich sind Stellenanzeigen per PDF oder gruselige Bewerbermanagementsysteme nicht nur unnötig, sondern schwerwiegende Fehler.

Innovationsmanagement

Die Zeit der „Ideenbörsen“ auf Papier ist vorbei! Es ist nicht mehr zeitgemäß, dass eine hierarchische Instanz die Idee bewerten. Vielleicht kann es stattdessen so besser funktionieren:

  • Mitarbeiter stellen ihre Ideen auf Plattformen zur Diskussion, ggf. mit Beteiligung Externer.
  • Die Vorschläge werden von anderen Mitarbeitern erweitert und es erfolgt ein Votum unter den Beschäftigten.
  • Die Innovationen, die viele „Likes“ bekommen, werden von den Ideengebern umgesetzt. Mit einem Anteil ihrer Arbeitszeit bekommen sie die Gelegenheit, innerhalb einer Zeitspanne x ihre Idee als Prototyp zu entwickeln.
  • Die Teams stellen sie selber zusammen. Die Arbeit erfolgt nach agilen Methoden in einem „Innovation Hub“ außerhalb der Hierarchie.
  • Der Prototyp wird den Entscheider präsentiert. Gibt es keine zwingenden Versagensgründe, wird er umgesetzt.

Talentmanagement

Personalauswahl und Karriere erfolgt heute in aller Regeln nach Kompetenzen: Wer das richtige Studium, das passende Zertifikat und die beste Note hat, kommt zum Zug.

Sind Abschlüsse und Noten aber für beruflichen Erfolg oder soziale Kompetenz aussagekräftig? Spannende Frage, die sich der Dialog Personalmanagement am 04. Mai 2018 in München annimmt. Mehr Infos in Kürze hier.

Meiner Meinung nach muss der öffentliche Dienst weg vom Kompetenz- und hin zum Talentmanagement. Auch wenn „Talent“ ungleich schwerer zu erfassen ist, müssen Innovatoren, Querdenker und Führungstalente identifiziert und gezielt gefördert werden. Das „fehlende“ Zertifikat für die rechtssichere Stellenbesetzung lässt sich fix nachholen.

Personalgewinnung

Employer Branding und Personalmarketing wird zu oft als Plakatierung eines Idealbildes missverstanden, wie ich hier und hier geschrieben habe.

Open Government bedeutet in diesem Zusammenhang aber, sich zu öffnen und einen ehrlichen, realistischen Blick auf das Arbeiten in den Behörden zuzulassen.

Mitarbeiterbefragungen, die wirklich Ernst genommen werden, sind nur der Anfang. Weiter geht es mit dem Zulassen von Markenbotschaftern in der Unternehmenskommunikation, interessanten und aussagekräftigen Stellenanzeigen sowie wertschätzenden Personalgewinnungsprozessen.

Meine Prognose ist, das die Behörde, die sich gemeinsam mit geführt von der Personalabteilung heute auf dem Weg macht, auch im Fachkräftemangel des öffentlichen Dienstes die Nase ganz weit vorn haben wird.

 

Ohne Zweifel gibt es viel zu ergänzen, daher freue ich mich auf Eure Kommentare.

Gerne unterstütze ich bei der Digitalisierung des Personalwesens.

Viele Grüße, Stefan Döring

Eine Antwort auf „Zum Stand von Digitalisierung und New Work im öffentlichen Dienst“

  1. Hallo!
    Eine sehr gute Bestandsaufnahme mit guten Ansätzen für eine digitale Entwicklung der Verwaltung. Irgendwie erinnert es mich aber an meine Situation als ich vor 1998 den öffentlichen Dienst verlassen habe. Das Beharrungsvermögen ist doch übergroß!!!

    Die technischen Möglichkeiten werden nicht genutzt. Aber was viel schlimmer ist, die Weiterentwicklungen der Organisationen und der Arbeitsabläufe mit Hilfe der Digitalisierung hat so gut wie garnicht stattgefunden. Parallel Bearbeitung von komplexen Vorgängen, echte Teamarbeit statt Zuständigkeitsgerangel, nichts davon ist umgesetzt. Und der Gesetzgeber boykottiert die Entwicklung wo er kann mit unsinnigen Standards (z.B. aktuell zig-verschieden digitale Rechnungsstandards).

    Vielleicht kommt irgendwann einmal der große Knall, der alles hinweg fegt. Aber ich glaube nicht mal mehr an den kleinen Fortschritt.

    Von dem Unvermögen des öffentlichen Dienstes kann man immerhin als Berater und Dienstleister ganz gut leben (im Dreier-Team mit 2 weiteren Beratern aus insgesamt 3 Bundesländern, digital verbunden und über fachliche Grenzen hinaus arbeitend).

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